Le digital a eu un impact considérable sur de nombreux aspects de notre vie, y compris sur la façon dont les entreprises gèrent leurs finances.
En matière de comptabilité, le numérique est de plus en plus utilisé pour améliorer l’efficacité et la précision de la gestion financière des entreprises.
Digitaliser sa comptabilité se traduit d’abord par l’utilisation de logiciels et d’outils en ligne pour enregistrer, classer et analyser les transactions financières. Entre autres, cela permet une accessibilité des données financières disponibles en temps réel grâce au Cloud. En tant que décideur, vous pouvez ainsi prendre des décisions éclairées plus rapidement.
L’intégration des nouvelles technologies pour numériser sa comptabilité permet une gestion plus efficace et un gain de temps. Afin de réussir la transition vers une comptabilité en ligne, il y a des étapes importantes et des points d’attention. Pour vous aider à démarrer, voici trois étapes à ne pas négliger.
Numérisez les justificatifs comptables
Pour gérer efficacement la production de vos documents comptables, vous pouvez utiliser des solutions numériques. Les outils de facturation numériques tels que Facture.net facilitent l’édition et l’envoi de devis ou de factures. Attention, les devis, les factures, ainsi que les opportunités commerciales sont les seuls éléments qu’il est possible de gérer sur Facture.net qui ne permet pas la gestion des dépenses.
On vous recommande de télécharger vos justificatifs finaux et de les ranger dans un dossier “Revenus – Facture envoyé” sur votre ordinateur, sur un serveur ou idéalement dans le cloud (Google Drive, Onedrive etc.).
Pareillement, il convient de scanner toutes les factures reçues par votre organisation et de les ranger dans un dossier que vous pourriez nommer cette fois-ci “Dépenses – Facture reçu”. Pour assurer une comptabilité en ligne, c’est important que vos justificatifs comptables soient accessibles en ligne et pas uniquement sur un serveur ou un ordinateur en local.
Lorsqu’elles sont en ligne, les données financières peuvent être accessibles partout, du moment qu’on a une connexion internet et parfois hors ligne. C’est particulièrement utile lorsque vous êtes en déplacement ou pour transmettre des justificatifs à des partenaires.
Supprimez le cash en digitalisant les paiements
Le paiement en ligne renvoie à tous les types de transactions effectuées via internet, généralement à partir d’un ordinateur ou d’un téléphone.
Rapides et sécurisés, les outils de paiements en ligne sont des solutions qui sont de plus en plus utilisées pour assurer des transactions sans avoir à se déplacer et de façon plus transparente qu’avec les espèces. Le paiement en ligne donne une image moderne et professionnelle de votre entreprise. Il présente un véritable atout pour votre gestion comptable, en plus d’accélérer l’encaissement de vos factures et une meilleure traçabilité des transactions.
Les solutions de paiement en ligne sont multiples. On peut citer par exemple le paiement par carte bancaire, les virements et prélèvements bancaires ou encore via portefeuille électronique notamment en Afrique grâce au mobile money.
En surcouche, des fintechs émergent pour proposer des solutions qui agrègent ces modes de paiements ou proposent de nouveaux usages. C’est par exemple le cas des startups SEMOA (CashPay et Semoa Pro), CinetPay, Julaya ou encore Intouch dont les innovations facilitent l’encaissement et le décaissement en ligne.
Avec ces fintechs, vous allez gagner du temps grâce à des interfaces et des fonctionnalités intuitives. Vous évitez aussi les contraintes liées à l’encaissement des chèques ou aux transactions en espèces.
Bien évidemment, il est indispensable d’impliquer l’ensemble des parties prenantes qui gravitent autour de votre organisation dans ce projet de digitalisation des paiements. En effet, ces derniers ont un rôle à jouer en acceptant d’adopter aussi de nouveaux outils, a minima un compte bancaire ou mobile money.
Généralement, toutes les personnes impliquées dans le processus de paiement sont gagnantes. Dans la plupart des cas, le coût des frais de transactions liés au paiement en ligne est mineur par rapport à celui engendré par les déplacements et tracas liés aux transactions en espèces.
L’automatisation pour gagner du temps et mieux décider
Si vous avez numérisé vos justificatifs comptables et que les paiements sont faits en ligne, votre organisation a un terreau pour impulser l’automatisation de certaines tâches et processus. D’ailleurs, bien souvent les solutions proposées par les fintechs permettent d’automatiser nativement des processus fastidieux tels que la saisie et le reporting des données liées aux transactions.
En tout cas, en centralisant ces informations dans des outils dédiés ou simplement sur un tableur (Excel, Google Sheet etc.), vous pouvez simplifier grâce à l’automatisation l’édition de graphique d’analyse, la production des états financiers ou encore la réalisation d’un prévisionnel.
En conclusion, digitaliser sa comptabilité est un puissant levier pour améliorer l’expérience de paiement, la gestion puis le pilotage financier de votre entreprise. La comptabilité en ligne est plus efficace et offre une plus grande commodité que celle sur papier ou via des fichiers stockés en local sur votre ordinateur.
Par contre, il faut être conscient des enjeux liés à la mise en place d’un tel projet et prévenir les risques, par exemple ceux liés à l’intégrité ou la sécurité des données. C’est essentiel de choisir les bonnes solutions technologiques afin de conserver et améliorer les performances du système. Pareillement, c’est important de communiquer clairement avec vos employés afin de les sensibiliser à la comptabilité numérique et de les aider à adopter les bonnes pratiques. Par exemple, c’est essentiel d’avoir un responsable chargé de veiller à la conformité.
Vous avez l’ambition de passer à des paiements 100% en ligne et de digitaliser la plupart de vos processus comptables? PANDORE, agence basée au Togo l’a fait depuis 2020. Si votre activité touche un pays d’Afrique francophone notamment la Côte d’Ivoire, le Bénin ou le Sénégal, contactez nos équipes pour discuter de votre projet.
